5. Como paso los movimientos a la contabilidad?
- Acreditación de depósitos por el total de la boleta de deposito
- Cómo puedo hacer para listar clientes de un determinado grupo?
- Cómo puedo emitir un listado de productos de un determinado?
- Como registro un cheque rechazado?
- Como activo la visualización de las tablas desde las teclas de función?
- Stock utilizado en otra Terminal
40. Calculo de costos por despacho.
- Como permito que un usuario pueda cambiar de estado a un remito/pedido?
- Como anulo un pedido?
- Cuando exporto un informe al Excel me invierte los días con los meses en las fechas.
- Puedo emitir un listado de stock a una fecha anterior ?
- Actualización de costos por Compras.
- Actualización de costos por Producción.
- Como puedo ver las facturas anuladas?
- Como dar de alta y de baja a un usuario del sistema?
- Como importo o exporto modelos de impresión de comprobantes?
- Importación y exportación de listas de precios.
- Importación y exportación de perfiles de usuario.
No aparecen las notas de pedido al facturar.
Para que una nota de pedido este disponible al momento de hacer una factura debe parametrizarse lo siguiente
1. Parámetros
En los parámetros de venta puede estar tildada la opción:
“Facturación de notas de pedido requieren autorización”, y no estén utilizando la opción de autorización que posee el sistema o no estén autorizados los pedidos.
2. Que el comprobante factura no tenga el tilde de “cancela notas de pedido o remito”.
3. Estado de remitos/orden de compra (también se aplica a notas de pedido)
Los estados tienen dos indicadores
· Facturable: si no esta tildado significa que no va a estar disponible en la pantalla de facturación.
· Pendiente: si esta tildado los remitos que tengan este estado van a estar disponibles en los listados de remitos o productos pendientes.
No Puedo facturar algunos productos
Verificar que el producto tenga habilitado los depósitos y puntos de venta necesarios para facturar. Para habilitarlo, hay que entrar a la pantalla de edición de productos y chequear los depósitos y los puntos de ventas requeridos (cuadros al final de la pantalla)
Para dar de alta una cuenta en el plan de cuenta podes hacerla desde el modulo de venta àmenú tablas à tablas 2 à plan de cuentas
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Para cancelar una factura en cuenta corriente debes ir al modulo de compra y elegir la opción Orden de Pago. En este formulario se debe ingresar el código de proveedor y a continuación aparecerán todas las facturas en cuenta corriente pendientes de cobro.
Con las flechas de selección “>” o “>>” podemos seleccionar una o todas las facturas pendientes respectivamente. A continuación en la grilla inferior del formulario se detallara con que valores se armara el pago. Si se va a pagar con cheques de terceros recordar que en la columna código debe cargarse el código del concepto que representa al cheque de tercero (normalmente CHE o CHEQ) y a continuación el la columna de la izquierda colocar el numero interno que le asigno el sistema al momento de ingresar el cheque (normalmente en la carga del recibo de clientes). Una vez finalizada la carga de los valores puede imprimir el comprobante o simplemente grabarlo sin imprimir.
Como dar de alta un nuevo ejercicio contable.
Desde el menú principal hacer clic en el modulo de contabilidad y seleccionar con doble clic la opción contabilidad.
Ya desde el modulo de contabilidad. Seleccionar
el submenú de ejercicios para dar de alta o modificar un ejercicio existente
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El informe de pedidos pendientes
Este informe se puede obtener desde el modulo de informes de ventas
Informes à remitos à pedidos pendientes. La información puede obtenerse de dos formatos:
· pendientes por cliente
· pendientes por producto.
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Como paso los movimientos a la contabilidad?
Desde el modulo general – configuración – parámetros, seleccionamos la solapa contabilidad:
Allí definimos para cada modulo, como vamos a pasar sus movimientos. Los módulos están separados de acuerdo a los asientos resúmenes disponibles en el sistema.
Los pases posibles son los siguientes.
1. Resumen. Si se elije esta opción, al emitir un asiento resumen, aparecerá sobre el margen derecho de la pantalla un botón para enviar dicho asiento a la contabilidad.
2. Por transacción. Si elige esta opción el botón de pasaje por asiento resumen quedara deshabilitado. Los movimientos se pasaran transacción por transacción ( factura por factura) desde la opción.
3.
Por
día. Esta opción es para pasar a la contabilidad un
asiento por día. Esto se hace desde el asiento resumen presionando primero el botón
de asiento resumen por día. Esto mostrara una segunda pantalla con los asientos
que va a pasar a la contabilidad.
Presionando en la segunda pantalla el botón pasar a contabilidad, se pasaran los asientos diarios.
4. No pasar. Si se selecciona esta opción, los movimientos no serán pasados a la contabilidad.
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No puedo anular pedidos recientes, me los toma como si fueran pedidos viejos.
En la tabla ULTPASAJE se encuentra el último pedido depurado, o el primer pedido disponible para eliminar. Si por alguna razón el pedido fue borrado del sistema, no va a peder ser anulado porque no recompone el stock (caso NEUMA).
Control de correlatividad de comprobantes
Desde el modulo general, opción de correlatividad, se analiza si faltan comprobantes entre dos fechas determinadas.
En algunas versiones, el sistema genera un .TXT el cual puede ser enviado a la sucursal que genero dichos comprobantes, marcando los mismos como no enviados. Esta marca hace que en la próxima transmisión de datos se reenvíen los comprobantes faltantes.
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Si por alguna razón no se han transmitido determinados comprobantes, los mismos pueden ser transmitidos desde la opción Utilidades, dentro del modulo principal del sistema de gestión se reenvíen los comprobantes faltantes.
Desde esta pantalla puede, reenviarse las transacciones realizadas en un periodo. Además puede reenviar toda la información generada por la sede de tablas maestras del sistema, como clientes, productos, vendedores, etc.
Como doy de baja un cheque ingresado al sistema?
1. Boleta de depósito
2. Orden de pago a proveedores
3. Egreso de caja
4. Comprobante multipropósito
Como cancelo las diferencias de cambio?
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Los drivers del hardkey no están instalados
Normalmente estos drivers se instalan junto con el sistema. Si por alguna razón no se instalan, se deberá realizar una instalación del driver en cada terminal, pero sin tildar la opción “es servidor” o copiar la .dll en donde se esta ejecutando el sistema.
Para instalar el driver ejecutar el siguiente archivo:
hkeydrv.exe
Como actualizo los menues en el sistema (para uso interno)
para modificar el menu en gestion, config, ventas/compras
en frmperfil - cargargeneral
EN CONFIG , VENTAS Y COMPRAS
modif. el tree view
EN GESTION
mdiempres
Como agrego un nuevo estado de remitos u ordenes de compra?
Desde el modulo general, seleccionar la opción estados de remitos/o. de compra.
Presionando el botón de Nuevo o modificación, se accederá a la siguiente pantalla:
Donde podrá indicar el nombre del estado, si los remitos con ese estado pueden ser facturados y si los remitos con ese estado son considerados pendientes en los informes de remitos pendientes.
Adicionalmente podrá indicar que operadores NO pueden acceder a los cambios de determinados estados. Esto significa que los operadores que marque en esta pantalla NO podrán seleccionar este estado para asignárselo a un remito u orden de compra.
Como cargo los saldos iniciales de la caja?
Hay que realizar un ingreso de caja desde el modulo de CAJA. Como concepto de ingreso se puede elegir uno que diga saldo de inicio (Si no existe puede ser creado en el plan de cuentas). Y en el detalle colocar los saldos para cada valor.
Como puedo hacer para cargar los cheques que ya tengo ingresados en el Sistema anterior?
Con respecto a los cheques podes hacer lo mismo, un ingreso de caja, cargando cheque por cheque en el detalle. Como concepto de ingreso se puede elegir uno que diga saldo de inicio (Si no existe puede ser creado en el plan de cuentas)
De que manera cargo/actualizo la deuda de mis clientes que hoy están en el sistema viejo?
Se puede crear en el sistema un comprobante llamado “saldo de inicio”, con características similares a una factura, si el cliente tiene pagos a cuenta a favor, crear un comprobante saldo de inicio negativo, con características similares a la nota de crédito. Ambos comprobantes deben afectar a la cuenta corriente y no afectar al subdiario de IVA.
Como elimino el cierre de caja?
Desde el modulo de caja en la opción informe de caja se encuentra el botón “Deshacer el ultimo cierre”, por esta opción se van eliminando los cierres en el orden inverso al que fueron cerrados. Para acceder a este botón se debe emitir un informe de caja con cualquier rango de fecha.
Como elimino el cierre de caja?
Desde el modulo de caja en la opción informe de caja se encuentra el botón “Cierre de caja”, por esta opción el sistema impide el ingreso de movimientos con fecha anterior al la fecha limite del informe (fecha Hasta).
Como cargo una percepción en una factura de proveedor?
Para cargar cualquier tipo de percepciones en las facturas proveedor se debe presionar el botón de REGIMENES ESPECIALES.
Allí se debe seleccionar el régimen especial (en este caso la percepción a utilizar) y el sistema le pedirá el monto o el porcentaje, dependiendo de cómo se definió el régimen especial, esto será registrado en la factura y acumulado en el campo reg. especial al pie de la factura.
NOTA. Los regimenes especiales solo NO están habilitados para facturas B o C.
Como cargar un régimen especial
Para cargar un nuevo régimen especial. Se puede hacer desde el modulo de compras, opción archivo - tablas2 - regimenes especiales. Allí aparecerán todos los regimenes especiales ya generados, para ingresar uno nuevo presione el botón de NUEVO, y aparecerá la siguiente pantalla:
En código debe ingresar la clave que identifique al régimen especial, por ejemplo RIB para la retención I.B..
Articulo es un campo no aplicable en este sistema.
Descripción del régimen especial por ejemplo retención I.B..
Calculo: identifica el modo de hacer el cálculo.
- Por porcentaje: significa que el cálculo se va a realizar en función del porcentaje indicado y la base. La base de calculo puede ser:
- La base imponible
- El monto de IVA
- El total de la factura
- Por monto: Es el más común de los regimenes especiales. Con esta opción, al cargar este régimen especial en la factura el sistema le va a pedir el monto del régimen y será incorporado a la factura.
Monto: Es el monto que se quiere que aparezca por defecto al seleccionar un régimen especial parametrizado por monto.
Cuenta: es la cuenta contable a la cual esta imputado el régimen especial.
Como registro un pago de debito automático o interbanking?
Esto se podes hacer a través de un egreso de valor. En imputación se coloca un concepto del gasto que se va a realizar, por ej. Pago afip, sueldos, etc. , y en el detalle se coloca la cuenta del banco con que vas a realizar el debito.
Por que no veo algunas cuentas cuando registro pagos o cobranzas?
Algunas cuentas no aparecen en el momento de registrar un pago o una cobranza porque no están definidas como cuentas de valor.
Desde el modulo de ventas opción tablas-tablas2-plan de cuentas , ubicar la cuenta y editarla. Desde la segunda solapa denominada Detalle indicar que la cuenta es de la categoría Otro Valor
Como accedo al plan de cuentas?
Desde el modulo de ventas opción tablas-tablas2-plan de cuentas
Desde el modulo de compras opción archivos-tablas2-plan de cuentas
Desde el modulo de caja opción tablas-tablas2-plan de cuentas
Cual es la diferencia cuando cargo proveedores, entre la Cuenta Proveedores y la Cuenta habitual de Compras?
La diferencia entre la cuenta contable y la cuenta habitual de compras es que la primera es la cuenta de imputación a proveedores (seria la cuenta proveedores, proveedores locales, proveedores del exterior o proveedores de servicio) y la segunda es la cuenta que representa el tipo de gasto de la mercadería o servicio que normalmente le compras a tu proveedor.
Como hago para que en una factura en pesos, imprima cual es la cotización del dólar en el momento de su generación? (Cláusula moneda extranjera)
Una manera sencilla es que cuando estés haciendo una factura en las observaciones del pie, las tres líneas abajo a la izq. del formulario, le aclares el tema de la cotización, luego vas al modelo y haces que imprima una de esas líneas en la cabecera o en el pie de la factura.
Otra forma es hacer una factura en pesos pero con cláusula dólar, esto se hace tildando el check que esta debajo de la moneda, en el cuadro superior derecho del formulario de factura, y luego en el modelo de impresión agregar un dato llamado cláusula moneda, esto imprime en la factura cual era la cotización del dólar al momento de hacer la factura. Hay que tener en cuenta que con esta ultima opción, si cuando se cobra esta factura el valor del dólar cambio, va a cancelar menos pesos que los indicados en la factura con lo cual va a generar un saldo deudor o acreedor en la cuenta corriente, producto de la diferencia de cambio.
Acreditación de depósitos por el total de la boleta de deposito
En la definición de la cuenta bancaria, desde el modulo de caja à tablas à tablas2 à cuentas bancarias, editar la cuenta corriente y tildar el check que dice “acreditación de depósitos por el total”, Esto hará que el deposito se refleje en la conciliación bancaria por el total de la boleta de deposito, si se quiere identificar los cheques depositados en forma individual destildar el check.
Cómo puedo hacer para listar clientes de un determinado grupo?
Desde el modulo de Informes (Ventas). Opción clientes, listado de clientes. Allí se podrá listar clientes que cumplan con determinadas condiciones según el filtro seleccionado
Como libero el stock utilizado por otro usuario?
Cuando desde otra Terminal se esta realizando una factura, remito o pedido, que reserve stock, lo toma temporalmente, hasta que se facture o se cancele la operación. Si por algún motivo se interrumpió el programa, ese stock, quedo retenido y no puede ser utilizado por otro usuario.
Para solucionar este inconveniente se debe ingresar a la opción Utilidades – chequear base de datos desde el menú superior del modulo principal del sistema
Cómo puedo emitir un listado de productos de un determinado grupo?
Desde el modulo de informes à Stock à stock en depósitos. Desde allí se podrá listar todos los artículos filtrados por grupo, tipo y proveedor.
NOTA: Para que se puedan listar la totalizad de los artículos seleccionados se debe tildar la opción “Incluye stock Nulo” en las opciones del listado.
Como registro un Cheque rechazado ?
Desde el modulo de ventas en la opción “Rechazar Valor”
En esta opción se elije el número
interno del valor que se va a rechazar, luego presione el botón rechazar.
Dependiendo de la situación en la que se encuentra el cheque el sistema
realizara distintas operaciones.
Ø Si el cheque fue depositado en una cuenta bancaria el sistema realizara una nota de debito en el cliente y un movimiento de egreso en el banco.
Ø Si el cheque fue entregado a un proveedor el sistema realizara una nota de debito en el cliente y una nota de debito en el proveedor para poder realizar una orden de pago nuevamente.
Como activo la visualización de las tablas desde las teclas de función?
Editar el perfil, y verificar que tenga tildado el modulo general y luego tildar las tablas a las que se desea dar acceso.
Stock utilizado en otra Terminal
Para liberar el stock reservado por otra terminal, ir a chequear base de datos y presionar el botón procesar.
Calculo de costo por despacho.
El calculo de costo por despacho es un listado que se encuentra en el modulo de compras à informes àestadísticas à costos por despacho.
Allí se ingresa el codigo de articulo y el numero de despacho a consultar, y el sistema le va sumando al costo de compra en origen, los gastos adicionales como ser, aduana, transporte, honorarios despachante, etc.
Los gastos se van prorrateando en función de la cantidad de despachos al que se le aplica cada factura de gasto). El prorrateo se hace en función del costo de los productos y la cantidad que contienen los despachos afectados a la factura de gasto.
Desde la pantalla de visualización de facturas se puede
imputar los gastos a uno o mas despachos presionando el icono 
Cambio de estado de un comprobante?
El acceso a los estados se realiza desde el modulo general, estado de remitos, desde allí se indica quienes pueden acceder a cada estado
Desde el modulo de ventas, remitos,
visualización seleccionar el tipo de comprobante a visualizar y luego ingresar
los parámetros de búsqueda. Una vez seleccionado el comprobante a anular,
presionar el botón anular 
.
Cuando exporto un informe al Excel me invierte los días con los mes en las fechas.
Es probable que sea la versión del office, esto ocurre con el Office 97 y 2000 tiene ese defecto. En estos casos se tendría que actualizar por un office 2003 o hacer una macro para invertir la fecha.
Puedo emitir un listado de stock a una fecha anterior ?
Si, esto se hace desde el listado de stock a fecha esta en el modulo de informes de ventas
Ventas àinformes à stock àstock en deposito.
Ahí se puede indicar la fecha de referencia para generar el informe
Los costos de los productos pueden actualizarse en forma automatica por medio de los comprobantes de compra. Esta propiedad se activa desde el menú de configuración
Modulo general à Parámetros à compras
Allí se indicara el método de actualización:
· Actualiza siempre con ultima compra
· Actualiza solo si es mayor
· Nunca actualiza
Ver también: actualización de costos por producción.
Actualización de costos por producción.
Seleccionas tablas à productos à armado de costos. Luego se elije el rango de productos a analizar. En la pantalla aparecerán los artículos con la composición de costos.
1) Costo de insumos: sumatoria de los costos de las Materias Primas y semielaborados que forman parte de la formula
2) Costo de Procesos: Sumatoria de los costos de los procesos involucrados en la formula.
3) $Producción: Suma de Costos 1) y 2)
Adicionalmente pueden agregarse costos en forma porcentual o de suma fija. También se puede visualizar costo anterior y fecha de última actualización.
Haciendo click en la celda de color rojo, se ira seleccionando los productos. Una vez seleccionados, presionar el botón guardar costos. De esa forma quedara actualizado el costo de cada uno de los productos.
Como puedo ver las facturas anuladas?
Desde la visualización de comprobantes de ventas, presionar el botón de visualización de comprobantes anulados y se podrá ver la tal cual como era antes de la anulación.
Además se podrá ver la fecha y el nombre del operador que la anulo.
Como dar de alta y de baja a un usuario del sistema?
Esta funcion solo esta disponible desde el modulo principal. Desde alli se accede a la baja y alta de usuarios del sistema.
Saludos, Daniel
Importación y exportación de modelos de impresión de comprobantes
Los modelos de impresión de comprobantes pueden exportarse, como medida de resguardo del diseño, e importarse cuando se quiera recuperar por algun motivo en particular.
Estas operaciones se realizan desde el modulo general àarchivos àimportar / exportar.
De igual forma pueden importar o exportarse listas de precios o perfiles de usuarios
Importación y exportación de listas de precios.
Los modelos de impresión de comprobantes pueden exportarse, como medida de resguardo del diseño, e importarse cuando se quiera recuperar por algun motivo en particular.
Estas operaciones se realizan desde el modulo general àarchivos àimportar / exportar.
De igual forma pueden importar o exportarse modelos de impresión de comprobantes o perfiles de usuarios
Importación y exportación de perfiles de usuario.
Los modelos de impresión de comprobantes pueden exportarse, como medida de resguardo del diseño, e importarse cuando se quiera recuperar por algun motivo en particular.
Estas operaciones se realizan desde el modulo general àarchivos àimportar / exportar.
De igual forma pueden importar o exportarse listas de precios o modelos de impresión de comprobantes.